Data Analysis with Excel: Sort

Sort là một chức năng cơ bản trong Excel. Ngoài việc sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần thì nó cũng còn khá nhiều kỹ thuật hay ho khác mà có thể bạn chưa biết đấy!

Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu tất tần tật chủ để Sort trong Excel nhé!

Note: Bạn có thể kéo xuống dưới cùng để download tài liệu của bài viết này.

Sort

Bạn có thể sắp xếp dữ liệu trong một cột hoặc nhiều cột, theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

Hãy theo dõi những hướng dẫn cơ bản dưới đây nhé!

Sort một cột

Để sort trong một cột, bạn hãy thực thi theo các bước sau đây.

1. Click vào bất kỳ ô nào trong cột mà bạn muốn sort.

2. Để sort theo thứ tự tăng dần, bạn hãy vào tab Data, trong group Sort & Filter, bạn hãy click vào biểu tượng AZ.

Kết quả sẽ như thế này

3. Để sort theo thứ tự giảm dần, bạn chỉ cần click vào biểu tượng ZA

Sort nhiều cột

Để sort trong nhiều cột, bạn hãy thực hiện các bước sau đây.

1. Bạn vào tab Data, trong group Sort & Filter, bạn hãy click vào biểu tượng Sort

Một hộp thoại Sort sẽ xuất hiện

2. Từ trường "Sort by" hãy chọn cột "Last Name"

3. Để sort thêm một cột nữa, bạn chọn Add Level

4. Từ trường "Then by" hãy chọn cột "Sales"

5. Click OK

Sau khi thực hiện các thao tác trên thì record sẽ sort cột Last Name trước rồi mới tới cột Sales sau.

Custom Sort Order

Bạn có thể sử dụng Excel để sort dữ liệu theo một thứ tự tùy chỉnh. Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ sort theo cột Priority (High, Normal, Low)

1. Click vào ô bất kỳ trong data set

2. Bạn vào tab Data, trong group Sort & Filter, bạn hãy click vào biểu tượng Sort

Một hộp thoại Sort sẽ xuất hiện

3. Từ trường "Sort by" hãy chọn cột "Priority"

4. Từ trường "Order" hãy chọn Custom List

Một hộp thoại Custom Lists sẽ xuất hiện

5. Nhập vào list entries "High, Normal, Low"

6. Click OK

7. Tiếp tục click vào nút OK

Kết quả chúng ta có được bảng records được sắp xếp theo cột Priority (High, Normal, Low)

Sort by color

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách để sort dữ liệu theo màu.

1. Click vào một ô bất kỳ trong data set

2. Bạn vào tab Data, trong group Sort & Filter, bạn hãy click vào biểu tượng Sort

Một hộp thoại Sort sẽ xuất hiện

3. Từ trường "Sort by" hãy chọn cột "Last Name" (hoặc bất kỳ cột nào khác cũng được). Trường "Sort on" chọn Cell Color (bạn cũng có thể sort theo Font Color hoặc Cell Icon). Cuối cùng, trường Order chọn màu xanh cho level đầu tiên.

4. Click Copy Level hai lần và chọn các màu còn lại

5. Click OK

Kết quả

Reverse List

Trong phần này, chúng ta sẽ đi tìm nhiều cách khác nhau để đảo ngược (reverse) một danh sách. Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ đảo ngược danh sách ở cột A.

1. Nhập giá trị 1 vào ô B1 và giá trị 2 vào ô B2

2. Bôi đen range B1:B2, click vào góc dưới bên phải của range này và kéo xuống tới ô B8

3. Click vào một số bất kỳ trong cột B

4. Để sắp xếp theo thứ tự giảm dần, bạn vào tab Data => Group Sort & Filtter => Click ZA

Bạn sẽ nhận được kết quả là cả cột A và cột B đều được đảo ngược thứ tự

Nếu bạn dùng Excel 365 hay Excel 2021, hãy sử dụng SEQUENCE, SORTBY và ROWS để sort một danh sách theo thứ tự đảo ngược.

Ngoài cách làm thủ công ở trên thì chúng ta còn có công thức cũng khá là thú vị tiếp theo đây.

5. Đầu tiên, bạn hãy dùng hàm SEQUENCE để tạo danh sách các chữ số. Hàm SEQUENCE trong ví dụ dưới đây có 4 tham số: Rows = 8, Columns = 1, Start = 1, Step = 1.

6. Hàm SORTBY sắp xếp thứ tự của một dãy dựa trên dãy được chọn tương ứng. Sử dụng -1 để sort theo thứ tự giảm dần

7. Sử dụng hàm SEQUENCE bên trong hàm SORTBY

8. Nếu bạn có một danh sách dài hơn chẳng hạn 20 cái tên thì bạn chỉ đơn giản thay đổi giá trị 8 thành 20 trong công thức trên. Thậm chí bạn có thể sử dụng hàm ROWS để thay thế.

Hàm ROWS có chức năng đếm số hàng trong một dãy đã chọn

SORT function

Sử dụng hàm SORT trong Excel 365/2021 để sort dữ liệu trong một cột hoặc nhiều cột

1. Hàm SORT đơn giản như hình bên dưới chỉ sử dụng một tham số (A2:D15). Hàm SORT sẽ mặc định sắp xếp theo thứ tự tăng dần của ô đầu tiên.

2. Sử dụng thêm tham số thứ hai để sort một cột khác với cột mặc định. Hàm SORT bên dưới sort theo cột thứ hai (A2:D15,2).

3. Sử dụng thêm tham số thứ ba để sort theo một thứ tự khác. Hàm SORT bên dưới sort theo cột đầu tiên, thứ tự giảm dần. (A2:D15,1,-1).

1 sort theo tứ tự tăng dần, -1 sort theo thứ tự giảm dần.

4. Để sort theo nhiều cột, bạn chỉ cần thêm một hằng số mảng. Hình bên dưới sort theo cột Last Name đầu tiên sau đó là cột Sales.

5. Hàm SORT nâng cao bên dưới đây sort theo cột Last Name đầu tiên (theo thứ tự tăng dần) tiếp the là cột Sales (theo thứ tự giảm dần).

6. Cuối cùng, sử dụng hàm SORTBY trong Excel để sort một dãy dựa trên giá trị của một dãy đã chọn tương ứng

1 sort theo tứ tự tăng dần, -1 sort theo thứ tự giảm dần.

Tài liệu của series

Để chuẩn bị cho việc thực hành, bạn tải tài liệu của series bằng cách điền vào form bên dưới nhé!

Chúc bạn có trải nghiệm học tập vui vẻ tại 200Lab!

Nếu bạn có định hướng trở thành Data Analyst chuyên nghiệp thì bạn có thể tham khảo bộ khóa học toàn diện chuyên nghiệp với combo 4 khóa học trong 1 bootcamp của 200Lab tại đây.

Bài viết tiếp theo cùng series:

• Data Analysis with Excel: Filter